+7 (499) 322-30-47  Москва

+7 (812) 385-59-71  Санкт-Петербург

8 (800) 222-34-18  Остальные регионы

Звонок бесплатный!

Архивы Акты — Страница 9 из 11 — О недвижке.ру

Страница обновлена: 29.09.2015

Документы и дела выделяют на уничтожение актом, формирующимся после проведения экспертизы ценности документов и их последующего отбора. В общем виде это перечень документов с указанием количества, которые подлежат уничтожению.

Составление и образец

Акт содержит номера статей и относящиеся к ним нормативные документы, на основании которых определяется срок хранения документации. Помимо этого, указывают год передачи в архив отобранных сведений.

Образец акта об уничтожении документов

Запрещено по позициям завышать или занижать количество документов, опускать некоторые из них (даже если в них мало информации). Проверки легко выявляют данный факт. Уничтожение документации, срок хранения которой еще не истек, не допустимо.

Фактическое расхождение количества сведений говорит о том, что часть из них была незаконно уничтожена. Ответственные лица за сохранность информации несут административную и уголовную ответственность. Формальное нахождение документов в организации может повлечь серьезные проблемы при их запросе.

Название позиции иногда не соответствует названию документа в используемой к ней статье Перечня документов, так как данный перечень не может охватить все разновидности информации. Отношение конкретных сведений к статье определяет архивариус, который проводит отбор документации на уничтожение.

Многие организации пользуются однотипными видами бланков:

  • кассовыми;
  • банковскими и прочими.

Поэтому количество позиций на любом предприятии достигает не меньше пары десятков. Чем больше документации (и ее состав), тем больше позиций. Их количество указывает на то, насколько профессионально и тщательно проводился отбор.

Акт оформляется по основным правилам работы архивов. Если указывают дела нескольких подразделений, то название каждого из них необходимо разместить перед группой документов данного подразделения.

Бланк согласовывают с экспертной комиссией, а затем его утверждает руководитель организации. Если предприятие входит в комплектование муниципального, государственного или ведомственного архива, то акт согласовывается с ними.

Опись дел по личному составу предприятия должна быть утверждена в конце бланка за все указываемые годы. К документу на уничтожение прикладывают акт о проведенном уничтожении документации. Здесь указывают ее количество и вес. Без подтвержденного факта уничтожения акт считается не действительным.

Образец акта об уничтожении документов

Уничтожение документов каждая организация проводит регулярно. Поэтому очень удобно иметь перед глазами образец акта об уничтожении документов для оформления результата проведенной работы. В предыдущей статье на эту тему приведены пошаговые действия. Ниже дается образец акта, который можно будет скачать в формате doc.

Что вам надо еще знать, чтобы правильно составить акт.

Типовой перечень документов 2000 года, на основании которого установлены сроки хранения дел в примере, на настоящий момент отменен в связи с введением в действие нового в конце 2010 года. Но, тем не менее, применяют именно его, чтобы определить сроки хранения документов, образовавшихся до выхода указанного нового типового перечня (документы за 2000—2010 годы включительно).

Новый типовой перечень является основанием для работы с документами, образующихся с 2011 года (составление номенклатуры дел, актов на уничтожение документов и т.п.).

Это обещанный пример акта:

Итого 285 (двести восемьдесят пять) ед. хр. за 2000—2004 годы.

Заведующая канцелярией Л.А. Квочкина
18.10.2010

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от 20.10.2010 № 2

Заведующая канцелярией Л.А. Квочкина
28.10.2010

* Если организация не передает документы на государственное хранение, то согласования с ЭПК не требуется. Тогда замените фразу из примера на «Документы по личному составу упорядочены за 2000—2004 годы».

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, еду, услуги, бронируете отели и др.), то обязательно оформляйте кэшбэк. Верните часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

Спасибо. Вы мне очень помогли.

Здравствуйте! А какой срок хранения у данных актов?

Постоянно. На основании ст. 246 Перечня.

Пожалуйста, подскажите статью перечня и сроки хранения для следующих дел:

Здравствуйте! Сроки хранения этих документов указаны в Перечне 2010 года. Для быстрого поиска документов рекомендую пользоваться указателем к перечню. Искать надо по ключевому слову (отчеты, договоры, сметы, ведомости). Конкретные формы отчетности в перечне не указаны. Надо искать по темам отчетности, по значимости (по основным или вспомогательным видам деятельности), а также по периодам отчетности.

Пожалуйста, подскажите статью перечня и сроки хранения для следующих дел:

1. Договоры с заказчиками (договоры на проведение ремонтно-отделочных и проектных работ);

2. Договоры с Подрядчиками, Поставщиками, Арендодателем 2009 год;

3.Исходящая и входящая корреспонденция

1. ст. 352 Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры от 31.07.2007 № 1182.

2. ст. 440, 791 Перечня типовых управленческих архивных документов… (2010).

3. По видам переписки (много статей), журналы регистрации поступающих и отправляемых документов — ст.258 г. Перечня 2010 г.

Пожалуйста, подскажите статью перечня и сроки хранения для следующих дел:

— Книга учета спец. бланков

— Заявления на отпуска

— Заявления на ежегодные оплачиваемые отпуска

— Заявления об оплате

— книга учета спец. бланков — ст. 259 г (3 г.)

— заявления на отпуска, в том числе, на ежегодные оплачиваемые — ст. 665 (5 л.)

— заявления об оплате (чего. ) м.б. – ст.387, 417 и др.

Всё по Перечню 2010 года.

Здравствуйте! Готовлю акт на уничтожение. Но мой начальник ОК против того, чтобы уничтожить заявления о приеме на работу, не вошедшие в состав ЛД (а вдруг потеряется приказ, то хоть его заявление есть), но ведь согласно Перечню они хранятся 5 лет. И еще вопрос: заявления на отпуска имеют срок хранения 5 лет не зависимо от характера отпуска? (по беременности, без содержания и т.п. тоже хранятся 5 лет?или как приказы-75 лет?) Спасибо.

Здравствуйте! Вопрос: А почему Вы эти заявления не подшиваете в личные дела? Ответ: Заявления о приеме и увольнении, а также об отпуске по уходу за ребенком, без сохранения содержания и т.п. хранятся 75 лет только в составе личных дел. Отдельно (не вошедшие в состав личных дел) они хранятся в соответствии с перечнем 5 лет. Хранить их дольше нет смысла, т.к. только на основании заявления не может быть оформлена справка о трудовом стаже.

Заявление о приеме, если есть ЛД у работника, то подшито в него, а если ЛД не заведено, то просто в отдельной папке хранятся, вот я и предложила их уничтожить (2002—2008 гг.), но начальник против)))). Зато заявления на все виды отпусков хранятся в одной папке. И не переубедить, что это разные срока хранения, им просто не хочется заниматься лишней работой.

Здравствуйте! Понятно теперь, что такая ситуация сложилась в связи с тем, что не на всех сотрудников заводятся личные дела. А начальнику надо показать перечень и попытаться всё же как-то убедить её.

Добрый День! Подскажите как оформляются акты уничтожения историй болезни с истекшим сроком хранения. Нужно ли вписывать ФИО пациентов в акт. Или просто достаточно указать количество историй болезни и дату .

Здравствуйте! При составлении акта о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения заголовки документов и дел указываются обобщенно. В Вашем случае надо указать количество дел (историй болезни) и крайние даты (годы) документов.

Добрый вечер! Подскажите пожалуйста документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по новому перечню, или по старому перечню. Если мы решили уничтожать документы за период с 2000 года по 2008 год. И включают ли документы в акт на уничтожения которые ЭПК по номенклатуре не включены. И как уничтожит фискальные чеки. Заранее большое Вам спасибо.

Здравствуйте! Документы за 2000—2010 годы отбираются к уничтожению согласно Перечню 2000 года. Документы, не включенные в номенклатуру дел, также уничтожаются в соответствии с актом, в том числе фискальные чеки.

Добрый день! Вопрос: ликвидируется предприятие, что делать с документами временного срока хранения (5 лет или 3 года), если архив не хочет их принимать, т.к. у них нет места для хранения, а уничтожить по акту мы не можем. Но при этом и выбрасывать тоже нельзя.

Здравствуйте! Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ обязывает хранить документы в пределах сроков, установленных перечнями документов. При ликвидации организации документы по личному составу, а также документы, сроки хранения которых не истекли, передаются организации-правопреемнику, либо в вышестоящую организацию. При отсутствии таковых ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий передают документы на хранение в государственный или муниципальный архив. Если архив отказывается принимать у вас документы, обратитесь с письменным запросом в уполномоченный орган в сфере архивного дела в вашем регионе.

вопрос: как быть с большим объемом временных бухгалтерских документов, когда хранить нет места, а сроки уничтожения еще не подошли? (и предприятие ликвидируется)

Здравствуйте! В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ документы следует хранить в течение сроков, предусмотренных перечнями документов со сроками хранения. При ликвидации организации ликвидационная комиссия, либо конкурсный управляющий передают документы на хранение в упорядоченном состоянии в государственный или муниципальный архив. Для определения места хранения документов следует обратиться в уполномоченный орган региона в сфере архивного дела.

Это интересно:  Положены ли отцу выходные при рождении ребенка

Пожалуйста, подскажите статью перечня и сроки хранения для следующих дела:

-задание на полет,

Здравствуйте! В перечне типовых управленческих документов таких дел нет. Вам следует воспользоваться ведомственным перечнем, либо примерной номенклатурой дел для организаций соответствующей отрасли.

Подскажите как уничтожить Карты-наряды на техническое обслуживание (какая ст по перечню)

Здравствуйте! Надо уточнить, что обслуживается (приборы, оборудование, строительные объекты и пр.). В любом случае надо применять «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (2007). Возможно, вы не найдете именно такого документа (карта-наряд), тогда надо искать по содержанию аналогичные документы. Посмотрите ст. 1219, 1223, 1422 вышеназванного Перечня.

Добрый день. На основании какого приказа или статьи какого закона можно уничтожить архив складских первичных документов (МХ1, МХ3, складская квитанция), а так же архив товаротранспортных документов как внутрироссийских, так и международных (ТТН, ТрН, CMR, AWB).? Спасибо.

Здравствуйте! Для документов до 2010 года (включительно) — «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (2000), ст. 150, 403. С 2011 г. – «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (2010), ст. 362, 762, 765.

Скажите, пожалуйста, срок хранения графика дежурства 1 год. Вопрос: Когда можно уничтожить график дежурства за май 2013 год?

Здравствуйте! Документы за 2013 год со сроком хранения 1 год можно уничтожить после 1 января 2015 года (независимо от того, за какой месяц эти документы – январь или декабрь). Так как по правилам исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Скажите, пожалуйста, сколько времени хранить индивидуальные карты пациентов, если наша организация — медицинский центр, занимающийся лечением бесплодия, работает более 20 лет. Архив не влезает в шкафы. Буду благодарна

Здравствуйте! Сроки хранения медицинской документации установлены ещё Перечнем документов со сроками хранения Министерства здравоохранения СССР (1974 г.). Эти сроки действуют до сих пор. Они подтверждаются отдельными приказами Минздравсоцразвития (от 22.11.2004 №255 и др.). Медицинские карты амбулаторных больных хранятся 5 лет (после последнего посещения), стационарных больных – 25 лет.

Здравствуйте! Подскажите, как уничтожаются единые билеты с голографической маркой (проездные билеты) в вузах?

Здравствуйте! Вам не надо включать проездные билеты в акт о выделении документов и дел к уничтожению. Это не ваши документы, они и в номенклатуру дел не включаются. Можно просто сжечь их, либо сдать в соответствующую транспортную организацию.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, сколько хранить акты на уничтожение трудовых книжек и вкладышей к ним? Попадают ли они под статью 686 перечня № 558?

Здравствуйте! Статья 686 не подходит. Акты на уничтожение документов хранятся постоянно в деле фонда (ст. 246 Перечня 2010 года). Только не понятно, в каких случаях вы уничтожаете трудовые книжки? Невостребованные по истечение 75-лет? Или же вы имеете в виду бланки трудовых книжек и вкладышей к ним? Тогда подойдет ст.206 (3 года).

Уничтожен был вкладыш к действующей трудовой книжке из-за его порчи. Вся информация была перенесена на новый вкладыш.

Здравствуйте! Это другое дело. В этом случае акты хранятся 3 года в соответствии со ст.686 Перечня.

Здравствуйте! Хотелось бы понять почему Приказы по основной деятельности копии должны храниться по ст. 6а.

Здравствуйте! На основании ст. 6а Перечня 2000 года приказы по основной деятельности хранятся постоянно. Копии приказов (при наличии оригиналов) хранятся ДМН (до минования надобности). При составлении акта на уничтожение документов к такому заголовку делается отметка «копии», в примечании – ссылка «оставлены подлинники».

Подскажите срок хранения договоров гражданско-правового характера с физическими лицами.

В перечне не нашла. Там указаны только договора подряда с физ. лицами — срок хранения у них 75 лет.

Здравствуйте! Ст. 657 Перечня 2010 года относится также к гражданско-правовым договорам.

Могут ли использоваться статьи из перечня 2010 года при уничтожении документов 2008 года?

Здравствуйте! Как любой закон не имеет обратной силы, так Перечень 2010 года применяется к документам, образовавшимся после 2010 года. Для выделения к уничтожению документов за 2008 год следует применять типовой перечень 2000 года.

Наша организация в скором времени планирует уничтожение документов. Компания частная, документы в государственный архив не передаем. Заключили договор на уничтожение документов со сторонней организацией. Наши юристы считают недостаточным составления лишь только акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, они настаивают также на составлении акта о выделении документов на уничтожение федерального образца. Обязателен ли он? Поскольку после заключения договора выяснилось, что в филиале этой фирмы нет специалистов, кто мог бы сделать этот акт. Нужно пересылать документы в другой город для составления этого акта. Ерунда какая-то. Процесс уничтожения у нас такой: мы составляем приказ, на основании приказа ответственные от структурных подразделений готовят акты, акты передаются на согласование ЭК, где принимается решение об уничтожении документов. Затем документы передаются в стороннюю организацию на уничтожение.

Здравствуйте! Надо составить общий для организации акт о выделении документов к уничтожению, согласовать с ЭК, утвердить руководителем и направить на уничтожение. После уничтожения документов в акте делается отметка, что документы переданы на уничтожение (количество дел, вес, куда, реквизиты накладной). Это общее правило, изложенное в «Основных правилах работы архивов организаций» (2000).

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, срок хранения налоговых деклараций за 2009 год. Где это можно найти?

Здравствуйте! Ст. 170 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (2000).

Спасибо вам большое за этот сайт! Очень много полезной информации. И за то, что отвечаете на наши вопросы, большое спасибо!

У меня еще вопрос. У нас в архиве организации находятся документы временного срока хранения (5 лет). Документов по личному составу и постоянного хранения совсем мало. Большинство важных документов хранятся в структурных подразделениях. Начальник говорит, отвечать только за то, что сдано в архив. Вопрос: 1) как составлять описи дел постоянного хранения и по личному составу и нужно ли это, если в архиве только некоторые документы? 2) можно ли в таком случае составлять акт на уничтожение, если везде написано, что документы можно уничтожать только после утверждения описей? Документы из структурных подразделений на обработку никто не дает, да и начальник считает, что это не нужно.

Здравствуйте! Действительно, в соответствии с Правилами документы с истекшими сроками хранения отбираются к уничтожению только после утверждения описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот период. В вашей ситуации необходимо сначала добиться передачи этих документов из структурных подразделений в архив, оформить дела в соответствии с Правилами и составить на них описи. При этом можно воспользоваться рекомендациями, размещенными на нашем сайте.

Добрый день, Евгения!

Большое Вам спасибо за информацию и отзывы.

Подскажите, пожалуйста, есть несколько вопросов:

1. Организации 5 лет, в архив ничего не сдавалось (его собственно как такового и нет, как нет и архивариуса). Вопросом процедуры уничтожения задалась в связи с разработкой положения об архивном делопроизводстве.

Достаточно ли одного акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению и как оформится в этом случае нижний блок, если не будут привлекаться сторонние организации по уничтожению/утилизации?

2. Прочитала еще Вашу статью о Перечне. Составляла в декабре 2010 года Номенклатуру по перечню от 2010 г. (на 2011-й) — это уже нарушение? (про легитимность только с 2011-го узнала недавно). Можно ли все же ею руководствоваться?

С тех пор не пересматривали номенклатуру, планировала в этом году это сделать. Вроде тоже не нарушение.

Заранее БЛАГОДАРЮ Вас.

Здравствуйте! 1. Организация может самостоятельно уничтожать документы. В данном случае в заключительной части акта вместо слов «документы переданы на переработку…» пишется: «документы измельчены шредером» или «документы уничтожены путем сожжения», после это записи – подписи должностных лиц, присутствующих при уничтожении документов, дата. Документы могут быть уничтожены только после согласования акта о выделении дел к уничтожению экспертной комиссией и утверждения руководителем организации.

2. Номенклатура дел организации на 2011 год должна быть составлена на основании Перечня 2010 года. Номенклатура дел пересоставляется (разрабатывается новая) по мере изменений в структуре и функциях организации, либо в составе документов. Но утверждаться номенклатура дел должна ежегодно с 1 января. То есть в организации на каждый год должна быть номенклатура дел (номенклатура дел на 2011 год, номенклатура дел на 2012 год…). Даже если весь перечень документов в номенклатуре дел не меняется, итоговая запись будет новая за каждый год.

По первому пункту понятно.

По второму уточните, пожалуйста, — ежегодное утверждение номенклатуры каким документом регламентировано.

И. видимо не сталкивалась ни разу: что означает последняя фраза про итоговые записи?)) Итоговые к чему.

Еще раз благодарю!!

Здравствуйте! 2. «Основными правилами работы архивов организаций» (2000), п.3.4.6. В конце каждого года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в течение года. (См. приложение 7 Правил).

Это интересно:  Новая процедура моментальной выдачи снилс стартует в нескольких регионах

Еще, если позволите.

1. Поскольку, как писалось выше, документы в теч. 5 лет в архив не сдавались, как правильнее поступить сейчас? Номенклатуру дел за предыдущие годы я еще смогу оформить по каждому году. А как быть с документами? Принять их текущей датой или как-то иначе оформить? И что в таком случае делать с итоговыми записями в номенклатурах? Итоговая запись должна быть оформлена на оригинале номенклатуры?

2. Нужно ли включать в номенклатуру дел копии уставных документов? Если да, то тоже хранить постоянно?

3. Чем отличаются архивная опись от внутренней?

За генеалогией в архивы ЗАГС

Органы, осуществляющие запись актов гражданского состояния

Одним из источников для получения генеалогической информации советского периода являются специализированные органы государственной власти, осуществляющие регистрацию, сбор и обработку актов гражданского состояния:

  • органы записи актов гражданского состояния (органы ЗАГС);
  • органы местного самоуправления муниципальных районов, городских округов, городских, сельских поселений (на территории которых отсутствуют органы ЗАГС);
  • консульские учреждения РФ (для граждан РФ проживающих вне территории РФ).

Согласно Федеральному закону от 15 ноября 1997 г. № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния», они осуществляют регистрацию, учет и обработку информации об актах гражданского состояния.

Какую информацию можно получить в органах ЗАГС

К актам гражданского состояния относятся:

  • рождение
  • заключение брака
  • расторжение брака
  • усыновление
  • установление отцовства
  • перемена имени
  • смерть

Таким образом, при обращении в органы ЗАГС или иные органы, осуществляющие запись актов гражданского состояния, можно получить информацию о рождении, смерти, браке, отцовстве в отношении себя и своих родственников.

Указанная информация будет представлять собой сведения об основаниях произведенной записи (сведения о документах, свидетельствах, их номерах и датах, месте их составления, например, свидетельствах о рождении, смерти, заключении брака), персональные данные самого гражданина, в отношении которого произведена запись, и его прямых родственниках (фамилии, имена, место жительства, возраст, гражданство, например, данные родителей, супругов, усыновителей, детей и т.д.).

Чем ограничиваются наши права при обращении в органы ЗАГС

Для того чтобы понять о ком и в каком порядке мы можем запрашивать информацию в органах ЗАГС, необходимо определить, к какому виду информации относятся запрашиваемые нами сведения.

Статья 12 вышеупомянутого закона устанавливает, что сведения о государственной регистрации актов гражданского состояния являются конфиденциальными. Доступ к ним регламентируется законодательством о:

  • персональных данных;
  • тайне усыновления;
  • тайне частной жизни (личная и семейная тайна).

Наше право на доступ к информации о самих себе подкреплены статьями двух федеральных законов:

  • ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» дает право субъекту персональных данных (лицу, которому эти данные принадлежат) на доступ к его персональным данным;
  • ст. 8 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации информационных технологиях и защите информации» утверждает право физических лиц на получение от государственных органов и органов местного самоуправления информации, затрагивающей их права и свободы.

Информация о других лицах может быть нам предоставлена только:

  • с письменного согласия самого обладателя персональных данных;
  • доступ к персональным данным умерших граждан разрешают их наследники, если такое согласие не было дано обладателем персональных данных при его жизни (ст.9 ФЗ «О персональных данных»);
  • с согласия усыновителей (усыновителя) (ст. 47 ФЗ «Об актах гражданского состояния»).

Одним из способов получения интересующей нас информации является запрос на предоставление дубликата, копии, выписки из свидетельств актов гражданского состояния. Получить дубликат, копию или иной документ, удостоверяющий совершение записи, может человек, в отношении которого совершалась запись, а в случае смерти лица, в отношении, которого была составлена ранее запись акта гражданского состояния, – родственники умершего или другое заинтересованное лицо.

Таким образом, в органах ЗАГС правомерно запрашивать:

  • информацию о себе;
  • информацию об умерших родственниках (при этом доказать родство);
  • информацию о живых родственниках (только с их письменного согласия).

Как запросить сведения в органах ЗАГС

Для получения необходимой информации следует обращаться по месту совершения записи акта гражданского состояния (по месту заключения брака, по месту рождения, по месту смерти) в орган, зарегистрировавший то или иное гражданское состояние. Если данных о том, где была совершена регистрация нет, надо обратиться в ближайшее от вашего места жительства отделение органа ЗАГС с запросом о том, где была совершена интересующая вас запись. Выяснив место регистрации актов гражданского состояния, направляем туда запрос на получением копий и дубликатов интересующих документов.

Для подачи запроса необходимо при себе иметь документ удостоверяющий личность (паспорт), если запрашиваются данные об умерших родственниках, то необходимо предоставить документы, подтверждающие родство.

Порядок ведения актовых книг

В соответствии с действующей редакцией закона ФЗ «Об актах гражданского состояния» актовые книги ведутся на бумажном носителе в двух экземплярах:

Первые – собираются из первых экземпляров актов гражданского состояния и хранятся в органе ЗАГС по месту государственной регистрации данных актов гражданского состояния.

Вторые – собираются из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния хранятся в органе исполнительной власти субъекта Российской Федерации, в компетенцию которого входит организация деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния и на территории которого данные записи актов гражданского состояния были составлены.

В связи с принятием Федерального закона от 23 июня 2016 года № 219-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об актах гражданского состояния» порядок ведения актовых книг будет изменен. Начиная с 1 января 2018 года запись акта гражданского состояния будет осуществляться на бумажном носителе и в форме электронного документа. Электронные записи будут включены в Единый государственный реестр записей актов гражданского состояния, который со временем станет самостоятельным источником информации.

Также официальные записи актов гражданского состояния существуют в виде:

Метрических книг, составленных до образования или восстановления органов ЗАГС. Это наиболее старые документы, хранятся они так же в органе исполнительной власти субъекта РФ, в котором были зарегистрированы те или иные акты гражданского состояния.

Записей актов гражданского состояния составленных консульскими учреждениями Российской Федерации за пределами территории России и которые в установленном порядке передаются в органы ЗАГС.

Сроки хранения актовых и метрических книг

В органах ЗАГС актовые книги хранятся 100 лет со дня составления записи (п. 1 ст. 77 ФЗ «Об актах гражданского состояния»); по истечении 100 лет актовые книги, собранные из первых экземпляров записи актов гражданского состояния, а так же метрические книги передаются в государственные архивы на постоянное хранение (п. 2 ст. 77 действующей редакции ФЗ «Об актах гражданского состояния», п. 1 ст. 18 ФЗ «Об архивном деле в РФ»);

В отношении вторых экземпляров актов записи гражданского состояния пока действует 100-летний срок хранения, после которого они подлежат уничтожению (п. 2 ст. 77 действующей редакции ФЗ «Об актах гражданского состояния»). Начиная с 1 января 2018 года ведение вторых экземпляров на бумажном носителе не предусмотрено.

Совместным Приказом Росархива и Минюста России от 02.08.1999 N 38/230 утверждены Правила передачи в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, и метрических книг. Законодательство РФ в области архивного дела относит актовые и метрические книги записи актов гражданского состояния к государственной части Архивного фонда Российской Федерации, т.е. собственности РФ.

Передача актовых и метрических книг производится в государственные архивы соответствующих субъектов РФ (например, органы ЗАГС г. Москвы передают документы в центральный государственный архив города Москвы).

При обращении граждан, по вопросу выдачи повторных свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния в случаях, когда записи актов гражданского состояния переданы на хранение в государственный архив, орган ЗАГС субъекта Российской Федерации запрашивает из государственного архива копию соответствующей записи акта гражданского состояния либо архивную справку, на основании которой гражданину выдается повторное свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния (п. 16 Приказа).

Архивы Акты — Страница 9 из 11 — О недвижке.ру

Памятка «О порядке розыска необнаруженных архивных документов и подготовки документации для снятия их с учета».

Составители: Р.А. Захарова

Обеспечение сохранности архивных документов является одной из важнейших задач РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики» (далее архив). Оно включает в себя комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии.

Одной из составляющих комплекса мероприятий является работа по розыску необнаруженных архивных документов.

Настоящий порядок проведения розыска необнаруженных архивных документов и подготовки документации для снятия их с учета составлен в соответствии с «Памяткой о порядке предоставления государственными архивами в вышестоящий орган управления архивным делом материалов по итогам проверки наличия и состояния фондов» (М., 2004) и «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007).

Настоящая Памятка является нормативно-методическим пособием по организации работы по розыску необнаруженных архивных документов и подготовки документации для снятия их с учета и предназначена для работников государственных и муниципальных архивов.

Это интересно:  За усыновление платят деньги

1. Общие положения

Розыск архивных документов, необнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, при выдаче их пользователям в читальный зал или работникам архива, при работе с фондами после переработки или усовершенствования описей дел, документов отделом научно-справочного аппарата и информационно-поисковых систем (далее НСА и ИПС) организуется с момента выявления их отсутствия и проводится в течение одного года. Руководство архива вправе продлить срок розыска на основании докладной записки начальника отдела обеспечения сохранности и учета документов (далее ОС и УД).

1.2 Работником архивохранилища, на каждую необнаруженную им единицу хранения заполняется карточка необнаруженных архивных документов

(см. Приложение 1).

1.3 Работу по розыску необнаруженных архивных документов проводят заведующие архивохранилищами или главный специалист отдела ОС и УД.

2. Организация и проведение розыска необнаруженных архивных документов

2.1 Розыск необнаруженных архивных документов целесообразно начать со всестороннего изучения дел фондов и описей дел, документов.

2.2 При просмотре дела фонда следует внимательно изучить следующие документы, объясняющие и подтверждающие отсутствие необнаруженных архивных документов:

— акты приема — передачи документов на хранение;

— акты и отборочные списки о выделении архивных документов к уничтожению;

— акты и листы предшествующих проверок наличия и состояния;

— акты о технических ошибках в учетных документах;

— акты о передаче документов в другие архивы;

— акты об объединении дел.

2.3 В случае необнаружения в деле фонда документов, подтверждающих факт выбытия или отсутствия архивных документов, следует изучить все экземпляры описи дел, документов:

— просмотреть итоговую запись;

— сверить штампы уничтоженных и выбывших архивных документов;

— проверить, не был ли разыскиваемый номер пропущен;

— проанализировать заголовки с целью выявления дважды учтенных дел.

2.4 Если в результате изучения дела фонда и описи дел, документов причина отсутствия необнаруженного архивного документа не была установлена, следует просмотреть книги выдачи архивных документов в читальный зал, работникам архива и во временное пользование, для определения дат его последней выдачи и возврата.

2.4.1 Определив дату возврата и списания необнаруженного архивного документа в архивохранилище, следует выяснить архивные шифры всех архивных документов, возвращенных в один день с разыскиваемым.

2.4.2 Далее организовать его поиск в коробках (связках):

— просмотреть коробки (связки) с архивными документами, возвращенными в один день с необнаруженным, провести их полистный просмотр;

— при необходимости следует провести проверку наличия всего фонда с беглым полистным просмотром каждого дела;

— проверить не перепутаны ли номер фонда и номер дела. Например: Ф.3. Оп.1. Д.5. или Ф. 5. Оп.1. Д. 3;

— проверить коробки (связки) и фонды с похожей комбинацией цифр в архивных шифрах дел. Например: 123 и 321, 132, 213;

— проверить коробки (связки) и фонды, имеющие одинаковые архивные шифры досоветского и советского периодов. Например: Р-463 и Ф. 463;

— проверить коробки (связки) других фондов, находящихся рядом.

2.5 В процессе розыска в карточке учета необнаруженных архивных документов следует делать отметки о ходе розыска.

3. Оформление результатов розыска необнаруженных архивных документов и порядок снятия их с учета

3.1 В результате розыска необнаруженных архивных документов:

— архивные документы могут быть найдены;

— их отсутствие может быть подтверждено документально;

— архивные документы могут быть не найдены.

3.2 Архивные документы, обнаруженные в ходе розыска, подкладываются на место хранения.

3.2.1 На архивные документы, найденные в ходе работы по розыску, составляется акт об обнаружении документов (см. Приложение 2) (на каждый фонд отдельно). Акт подписывается заведующим архивохранилищем или главным специалистом, проводившим розыск и начальником ОС и УД, и является основанием для исключения этих документов из числа необнаруженных. Акт после оформления через централизованный учет хранится в деле фонда. Дела, найденные в ходе розыска, подкладываются на место хранения.

3.2.2 В карточках учета необнаруженных архивных документов делается отметка об обнаружении, которая заверяется подписью заведующего архивохранилищем или главного специалиста.

Карточки учета необнаруженных архивных документов переносятся в картотеку обнаруженных архивных документов.

3.3 Архивные документы, причина отсутствия которых подтверждена документально, снимаются с учета в установленном порядке.

3.3.1 Документами, подтверждающими отсутствие дел, могут быть:

— акт и отборочные списки о выделении дел к уничтожению;

— акт о передаче дел в другой архив или учреждение;

— акт об объединении дел;

— акт о технических ошибках в учетных документах;

— акт о неисправимых повреждениях документов;

— справки учреждений о том, что необнаруженные дела не были переданы архиву.

3.3.2 Начальником отдела ОС и УД во всех экземплярах описей дел, документов против каждого заголовка архивного документа, отсутствие которого подтверждено документально, ставится штамп «Выбыло» и делается новая итоговая запись, в которой указывается на основании каких документов выбыло дело, изменения вносятся также в листы фондов (см. Приложение 3), в паспорт архива.

3.3.3 Заведующими архивохранилищами вносятся изменения:

— в журнал ежедневных изменений в составе и объеме фондов по архивохранилищу (см. Приложение 4), с обязательным указанием учетного документа, подтверждающего отсутствие архивного документа;

— в список фондов по архивохранилищу №__ (см. Приложение 5);

— в паспорт архивохранилища.

3.3.4 В карточке учета необнаруженных архивных документов делается отметка о снятии с учета, с указанием документа, на основании которого было подтверждено отсутствие необнаруженного архивного документа.

Карточка учета необнаруженных архивных документов переносится в картотеку снятых с учета архивных документов.

3.4 На архивные документы, не обнаруженные в ходе розыска, составляется акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, (см. Приложение 6) и подробная справка о проведении розыска.

3.4.1 В справке о проведении розыска необходимо указать:

— №, название и категорию фонда;

— объем фонда с учетом выявленных необнаруженных архивных документов;

— крайние даты документов;

— краткую историю фонда (дата поступления архивных документов в архив, состояние поступивших документов и качество их обработки, даты и результаты проведенных с фондом работ, качество оформления итоговых учетных документов, результаты предыдущих проверок наличия с указанием дат их проведения и др.);

— ход и пути розыска необнаруженных архивных документов;

— предполагаемые причины отсутствия;

— возможность восполнения утраченной информации (очень кратко, со ссылкой на акт);

— наличие страховых копий необнаруженных архивных документов.

3.4.2 Справка подписывается заведующим архивохранилищем или главным специалистом, осуществлявшим розыск,

и начальником отдела обеспечения сохранности и учета документов.

3.4.3 Если утрачен архивный документ временного срока хранения, указывается статья перечня.

3.4.4. Для принятия решения о снятии необнаруженных архивных документов с учета на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (далее ЭПК) Министерства культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного дела Чувашской Республики (далее Минкультуры Чувашии) представляются следующие документы:

— сопроводительное письмо-справка, составленное начальником отдела ОС и УД, за подписью директора архива. Письмо должно содержать краткий анализ состояния работы по проверке наличия и розыску необнаруженных архивных документов;

— акты о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны;

— справки о проведении розыска необнаруженных документов по каждому фонду;

— перечень документов, представленных к списанию (см. Приложение 7).

Документы представляются в ЭПК Минкультуры Чувашии только после рассмотрения их на заседании экспертно-методической комиссии (далее ЭМК) РГУ «Госистархив Чувашии».

3.4.5. Если ЭПК Минкультуры Чувашии приняла решение о невозможности снять необнаруженные архивные документы с учета, то следует продолжить розыск.

3.4.6 На основании письменного разрешения ЭПК Минкультуры Чувашии директором архива принимается решение о снятии необнаруженных архивных документов с учета, которое оформляется приказом.

3.4.7 На основании приказа директора архива начальник отдела ОС и УД вносит изменения в централизованные учётные документы:

— список фондов архива;

— вкладывает в дело фонда акты и справки о проведении и завершении розыска архивных документов и включает их во внутреннюю опись;

— на основании изменений в описи дел, документов, внесенных заведующим архивохранилищем после завершения розыска архивных документов, составляет новую итоговую запись;

3.4.8 Заведующие архивохранилищами вносят изменения в учетные документы по каждому архивохранилищу:

— журнал ежедневных изменений в составе и объеме фондов по

— список фондов по архивохранилищу №__;

— паспорт архивохранилища №__;

— в карточке учета необнаруженных архивных документов делается отметка о снятии с учета;

— карточка переносится в картотеку архивных документов, снятых с учета.

3.4.9 Розыск необнаруженных архивных документов считается полностью завершенным после внесения всех изменений в учетные документы архива и архивохранилища.

4. Далее идет «Схема проведения розыска необнаруженных архивных документов по результатам проверки наличия и порядка снятия их с учета

в РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики»

Статья написана по материалам сайтов: mirblankov.ru, delo-ved.ru, naar.ru, www.gia.archives21.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector