+7 (499) 322-30-47  Москва

+7 (812) 385-59-71  Санкт-Петербург

8 (800) 222-34-18  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Статья 87 ТК РФ. Хранение и использование персональных данных работников

СТ 87 ТК РФ.

Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований настоящего Кодекса и иных федеральных законов.

Комментарий к Ст. 87 Трудового кодекса РФ

1. Порядок хранения персональных данных работника определяется работодателем самостоятельно либо с участием работников и их представителей.

Персональные данные работника хранятся в документированной форме, характер которой определяется работодателем. Стандартизированный перечень документации по учету труда и его оплаты утвержден Постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 5 января 2004 г. N 1 Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

2. Документы, содержащие информацию о конкретном работнике, соединяются в личном деле работника. Порядок его ведения и хранения устанавливается работодателем.

Требования по ведению личного дела государственного гражданского служащего предусмотрены ст. 42 Федерального закона от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации». В личное дело государственного гражданского служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, с ее прохождением, увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа. Порядок ведения личного дела государственного гражданского служащего определяется Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утв. Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. N 609.

3. Документом, содержащим персональные данные работника о его трудовой деятельности и трудовом стаже, также является трудовая книжка. Подробнее о ведении трудовых книжек см. ст. 66 ТК РФ и комментарий к ней.

4. Работу по хранению и использованию персональных данных работника осуществляют лица, состоящие с работодателем в трудовых отношениях (сотрудники кадровых, бухгалтерских и иных служб). Поэтому к числу мер по охране персональных данных относится и установление конкретных обязанностей этих работников по обеспечению конфиденциальности информации, относящейся к охраняемой законом тайне. Соответствующее условие должно быть включено в трудовой договор с работником, обрабатывающим персональные данные иных работников (ч. 4 ст. 57 ТК России). Следует, однако, помнить, что на работодателя возлагается обязанность создавать условия, обеспечивающие исполнение работником своих должностных функций по защите охраняемой законом тайны. В частности, работодатель должен создать технические условия охраны персональных данных работников от их неправомерного использования (особый режим доступа в помещение, где хранится соответствующая информация, оборудование мест ее хранения, исключающее несанкционированный доступ к информации, и т.п.).

5. Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели их обработки, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом или трудовым договором и они подлежат уничтожению или обезличению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении (ст. 5 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных»).

Сроки хранения персональных данных работников определяются на основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558. В частности, личные дела руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания, хранятся постоянно, а иных работников — в течение 75 лет.

6. Использование работодателем персональных данных работника осуществляется исключительно в целях обеспечения соблюдения требований законодательства, обеспечения трудовых прав работника и его личной безопасности, ведения контроля количества и качества выполняемой работы, обеспечения сохранности имущества.

Статья 87 ТК РФ. Хранение и использование персональных данных работников

Текущая редакция ст. 87 ТК РФ с комментариями и дополнениями на 2018 год

Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований настоящего Кодекса и иных федеральных законов .

Комментарий к статье 87 ТК РФ

1. Требования к хранению персональных данных предопределены целями их обработки. После достижения целей обработки персональных данных они подлежат уничтожению.

В соответствии с п.8.5 Кодекса практики МОТ по защите персональных данных персональные данные хранятся у работодателя до тех пор, пока это оправдано целями, для которых они собирались, кроме следующих случаев:
— работник желает оставаться в списке потенциальных соискателей работы в течение определенного периода времени;
— персональные данные хранятся по требованию законодательства;
— персональные данные запрашиваются работником и работодателем для осуществления процессуальных действий с целью предоставления доказательств по любому делу, связанному с существующими или бывшими трудовыми отношениями.

В отношении некоторых персональных данных требования об их хранении установлены в нормативном порядке. Конкретные сроки хранения персональных данных устанавливаются федеральными законами или договорами, стороной которых является субъект персональных данных. Например, в ст. 230 ТК РФ предусмотрено, что второй экземпляр акта о несчастном случае на производстве хранится в течение 45 лет работодателем.

Первичные учетные документы содержат персональные данные работников. Согласно ст. 29 ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Приказ Минкультуры РФ от 25 августа 2010 года N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» предусматривает срок хранения сведений о доходах физических лиц: расчетных листов на выдачу заработной платы — 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов и ведомостей — 75 лет (о применении данного документа см. решение Высшего Арбитражного Суда РФ от 6 сентября 2011 года N 7889/11).

Персональные данные также содержатся в документах, необходимых для исчисления и уплаты налогов. В соответствии с п.8 ст. 23 и пп.5 п.3 ст. 24 НК РФ налогоплательщики и налоговые агенты должны в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов.

Если в нормативном порядке сроки хранения не определены, то согласно ст. 5 ФЗ «О персональных данных» хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить их субъекта не дольше, чем этого требует цели обработки персональных данных.

В связи с дополнением ТК РФ Федеральным законом от 5 апреля 2013 года N 60-ФЗ «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации» главой 49.1, регулирующей труд дистанционных работников, возникает вопрос о возможности хранения персональных данных в форме электронных документов. М.А.Борисов указывает, что в связи с тем, что создание электронного архива для хранения персональных данных работников не предусмотрено, то работодателям следует создавать в организации архив.

________________
Борисов М.А. Особенности защиты персональных данных в трудовых отношениях: Учебное пособие. М.: Книжный дом «ЛИБРОКОМ», 2013. С.73.

Требования к созданию архивов в организациях предусмотрены в Основных Правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года. В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться: архив управленческой документации; научно-технический архив; аудиовизуальный архив; архив документации на электронных носителях. Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации.

Архив организации создается для обеспечения сохранности документов до их передачи в государственный архивный фонд. Это может быть как самостоятельное структурное подразделение, так и подразделение в составе службы документационного обеспечения (делопроизводства). Работодатель должен обеспечить архив помещением, оборудованием и укомплектовать кадрами.

В указанных Правилах работы архивов организаций предусмотрено, что архивы организаций осуществляют прием электронных документов, обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются электронные документы в составе фондов организаций — источников комплектования архивов. Все операции, осуществляемые с электронными документами при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности электронных документов.

До передачи электронных документов в архив организации необходимо осуществить подготовку, которая состоит в следующем:
— проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;
— запись электронных документов на машинные носители;
— проверка качества записи;
— описание электронного документа;
— проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу;
— подготовка комплекта сопроводительной документации.

Сопроводительная документация электронных документов содержит следующую информацию: название документа, дату его создания; характеристику содержания (аннотацию); электронный формат; физическую и логическую структуру (для баз данных, сайтов и т.п.); объем документа (для баз данных также — количество записей).

Следует обратить внимание, что данные Правила предусматривают требования к созданию архивов в организациях. То есть создавать их могут работодатели — юридические лица. В то же время в соответствии со ст. 13 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности. Статья 17 данного закона обязывает обеспечить сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу (архивных документов, отражающих трудовые отношения работника с работодателем), государственные органы, органы местного самоуправления, юридических лиц, а также индивидуальных предпринимателей.

После истечения сроков хранения документов, содержащих персональные данные работников, они передаются работодателем на архивное хранение на срок 75 лет.

Отметим, что ФЗ «О персональных данных» не распространяется на отношения по организации, хранению и использованию документов Архивного фонда РФ в соответствии с законодательством об архивном деле.

Относительно хранения работодателем персональных данных уволенных работников в разъяснениях Роскомнадзора от 14 декабря 2012 года «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве» определено, что согласия уволенных работников на обработку их персональных данных не требуется в случаях, когда законодательством предусмотрены сроки хранения документов.

2. Использование персональных данных возможно только для достижения целей их обработки. Достижение целей обработки влечет прекращение использования персональных данных, которые в таком случае подлежат уничтожению или обезличиванию.

Обезличивание персональных данных понимается как действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных.

Это интересно:  Статья 1107 ГК РФ. Возмещение потерпевшему неполученных доходов

Согласно ФЗ «О персональных данных» срок уничтожения персональных данных составляет тридцать дней с даты достижения целей обработки персональных данных. Иной срок уничтожения персональных данных может быть предусмотрен договором, стороной или выгодоприобретателем по которому является субъект персональных данных (например, трудовым договором).

В случае невозможности уничтожения в установленные сроки персональных данных оператор должен обеспечить их блокирование (временное прекращение их обработки) и уничтожение в срок не более чем шесть месяцев, если иной срок не установлен федеральным законом.

Так как комментируемый закон не предусматривает сроков уничтожения персональных данных, то действуют названные выше сроки. Исключение составляют случаи, когда требуется сохранение персональных данных работников.

Использование и хранение документов, содержащих персональные данные соискателей на должности в организации, после проведения соответствующих мероприятий по подбору персонала не допускается. Цель обработки персональных данных соискателей — трудоустройство к данному работодателю. Если соискатель получил отказ в приеме на работу, его персональные данные подлежат уничтожению. Срок уничтожения составляет 30 календарных дней. Более длительный срок предусмотрен для государственной гражданской службы, где срок хранения персональных данных соискателя составляет три года (Указ Президента РФ от 13 декабря 2012 года N 1653 «О федеральных кадровых резервах федеральных государственных органов, руководство деятельностью которых осуществляет Президент Российской Федерации»).

Российское законодательство не исключает возможность более длительного использования персональных данных соискателей на основании их письменного согласия. Поэтому соискатель на работу, а также бывший работник (например, уволенный по сокращению численности или штата) может дать письменное согласие на продолжение хранения и использования его персональных данных для последующего трудоустройства к данному работодателю.

Так как трудовым законодательством не предусмотрено ведение кадрового резерва, в разъяснениях Роскомнадзора от 14 декабря 2012 года указывается на необходимость ознакомления соискателя с условиями ведения кадрового резерва в организации, сроком хранения его персональных данных, а также порядком исключения из кадрового резерва. Исключение составляет ведение кадрового резерва по должностям государственной гражданской службы. Установленные правила могут быть использованы по аналогии при организации кадрового резерва у других работодателей.

Если в кадровом резерве находятся работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем, то соответствующие правила могут быть предусмотрены в их трудовых договорах.

Другой комментарий к ст. 87 ТК РФ

1. Порядок хранения персональных данных работника определяется работодателем самостоятельно либо с участием работников и их представителей.

Персональные данные работника хранятся в документированной форме, характер которой определяется работодателем. Стандартизированный перечень документации по учету труда и его оплаты утвержден Постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

2. Документы, содержащие информацию о конкретном работнике, соединяются в личном деле работника. Порядок его ведения и хранения устанавливается работодателем.

Требования по ведению личного дела государственного гражданского служащего предусмотрены ст. 42 Федерального закона от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации». В личное дело государственного гражданского служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, с ее прохождением, увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа. Порядок ведения личного дела государственного гражданского служащего определяется Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утв. Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. N 609.

3. Документом, содержащим персональные данные работника о его трудовой деятельности и трудовом стаже, также является трудовая книжка. Подробнее о ведении трудовых книжек см. ст. 66 ТК и комментарий к ней.

4. Работу по хранению и использованию персональных данных работника осуществляют лица, состоящие с работодателем в трудовых отношениях (сотрудники кадровых, бухгалтерских и иных служб). Поэтому к числу мер по охране персональных данных относится и установление конкретных обязанностей этих работников по обеспечению конфиденциальности информации, относящейся к охраняемой законом тайне. Соответствующее условие должно быть включено в трудовой договор с работником, обрабатывающим персональные данные иных работников (ч. 4 ст. 57 ТК). Следует, однако, помнить, что на работодателя возлагается обязанность создавать условия, обеспечивающие исполнение работником своих должностных функций по защите охраняемой законом тайны. В частности, работодатель должен создать технические условия охраны персональных данных работников от их неправомерного использования (особый режим доступа в помещение, где хранится соответствующая информация, оборудование мест ее хранения, исключающее несанкционированный доступ к информации, и т.п.).

5. Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели их обработки, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом или трудовым договором и они подлежат уничтожению или обезличению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении (ст. 5 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных»).

Сроки хранения персональных данных работников определяются на основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558. В частности, личные дела руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания, хранятся постоянно, а иных работников — в течение 75 лет.

6. Использование работодателем персональных данных работника осуществляется исключительно в целях обеспечения соблюдения требований законодательства, обеспечения трудовых прав работника и его личной безопасности, ведения контроля количества и качества выполняемой работы, обеспечения сохранности имущества.

Консультации и комментарии юристов по ст 87 ТК РФ

Если у вас остались вопросы по статье 87 ТК РФ и вы хотите быть уверены в актуальности представленной информации, вы можете проконсультироваться у юристов нашего сайта.

Задать вопрос можно по телефону или на сайте. Первичные консультации проводятся бесплатно с 9:00 до 21:00 ежедневно по Московскому времени. Вопросы, полученные с 21:00 до 9:00, будут обработаны на следующий день.

Статья 87 ТК РФ. Хранение и использование персональных данных работников

Новая редакция Ст. 87 ТК РФ

Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований настоящего Кодекса и иных федеральных законов.

Комментарий к Статье 87 ТК РФ

Согласно статье 87 Трудового кодекса РФ порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением трудового законодательства нашей страны.

Другой комментарий к Ст. 87 Трудового кодекса Российской Федерации

1. Порядок хранения персональных данных работника определяется работодателем самостоятельно либо с участием работников и их представителей.

Персональные данные работника хранятся в документированной форме, характер которой определяется работодателем. Стандартизированный перечень документации по учету труда и его оплаты установлены Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

К числу документов по учету кадров относятся:

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу;

Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу;

личная карточка работника;

личная карточка государственного (муниципального) служащего;

учетная карточка научного, научно-педагогического работника;

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу;

Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу;

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам;

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении);

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;

Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку;

служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;

Приказ (распоряжение) о поощрении работника;

Приказ (распоряжение) о поощрении работников.

Стандартизированными документами по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда являются:

табель учета использования рабочего времени и расчета оплаты труда;

табель учета рабочего времени;

журнал регистрации платежных ведомостей;

записка-расчет о предоставлении отпуска работнику;

записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);

акт о приемке работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.

Указанные унифицированные формы по учету кадров обязательны для применения во всех организациях независимо от форм собственности, а документы по учету рабочего времени и расчетов по оплате труда — в юридических лицах всех форм собственности за исключением бюджетных учреждений. Помимо данных учетных документов работодатель вправе устанавливать и иные документы, фиксирующие информацию о работнике в связи с трудовыми отношениями.

2. Документы, содержащие информацию о конкретном работнике, соединяются в личном деле работника. Порядок его ведения и хранения устанавливается работодателем.

Ведение личного дела государственного гражданского служащего предусмотрено ст. 42 Федерального закона от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации». В личное дело государственного гражданского служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа.

Порядок ведения личного дела государственного гражданского служащего определяется Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609.

К личному делу гражданского служащего приобщаются:

письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы РФ (далее — должность гражданской службы);

собственноручно заполненная и подписанная гражданином РФ анкета установленной формы с приложением фотографии;

документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);

копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы;

экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт;

копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;

копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

копия акта государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении;

аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы РФ;

Это интересно:  Статья 144 ГПК РФ. Отмена обеспечения иска

копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы РФ (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга);

копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;

копии решений о поощрении гражданского служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы;

документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;

сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего;

копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории РФ;

копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;

справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами.

В личное дело гражданского служащего вносятся также письменные объяснения гражданского служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела. Документы, приобщенные к личному делу гражданского служащего, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись. При переводе гражданского служащего на должность гражданской службы в другом государственном органе его личное дело передается в государственный орган по новому месту замещения должности гражданской службы.

Личное дело гражданского служащего ведется кадровой службой государственного органа.

3. Документом, содержащим персональные данные работника о его трудовой деятельности и трудовом стаже, также является трудовая книжка. Подробнее о ведении трудовых книжек см. ст. 66 ТК РФ и комментарий к ней.

4. Работу по хранению и использованию персональных данных работника осуществляют лица, состоящие с работодателем в трудовых отношениях (сотрудники кадровых, бухгалтерских и иных служб). Поэтому к числу мер по охране персональных данных относится и установление конкретных обязанностей этих работников по обеспечению конфиденциальности информации, относящейся к охраняемой законом тайне. Соответствующее условие должно быть включено в трудовой договор с работником, обрабатывающим персональные данные иных работников (ч. 4 ст. 57 ТК РФ). Следует, однако, помнить, что на работодателя возлагается обязанность создавать условия, обеспечивающие исполнение работником своих должностных функций по защите охраняемой законом тайны. В частности, работодатель должен создать технические условия охраны персональных данных работников от их неправомерного использования (особый режим доступа в помещение, где хранится соответствующая информация, оборудование мест ее хранения, исключающее несанкционированный доступ к информации и т.п.).

5. Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели их обработки, и они подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении (ст. 5 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных»).

Сроки хранения персональных данных работников определяются на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного руководителем федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г. В частности, личные дела руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся постоянно, а иных работников — в течение 75 лет. Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы, по общему правилу хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа в течение 10 лет со дня увольнения с гражданской службы, после чего передаются в архив.

6. Использование работодателем персональных данных работника осуществляется исключительно в целях обеспечения соблюдения требований законодательства, обеспечения трудовых прав работника и его личной безопасности, ведения контроля количества и качества выполняемой работы, обеспечения сохранности имущества.

Статья 87 ТК РФ. Хранение и использование персональных данных работников

Ст 87 ТК РФ с комментариями и изменениями 2018 года.

Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований настоящего Кодекса и иных федеральных законов.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Комментарий к статье 87 ТК РФ:

1. Согласно ст. 5 Закона о персональных данных и статьи 87 ТК РФ хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем того требуют цели их обработки, и они подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении.

На основании ст. 6 Закона о персональных данных следует, что в случае, если оператор на основании договора поручает обработку персональных данных другому лицу, существенным условием договора является обязанность обеспечения указанным лицом конфиденциальности персональных данных и безопасности персональных данных при их обработке.

2. В разделе «Должностные обязанности» квалификационных характеристик ряда должностей руководителей и специалистов, составляющих содержание Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. N 37 (Бюллетень Минтруда России. 1998. N 12), предусмотрено выполнение трудовых обязанностей с использованием или на основе персональных данных работников (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. М., 2002).

К ним можно отнести должности:

  • главного специалиста по защите информации (руководит выполнением работ по комплексной защите информации; участвует в работе по созданию безопасных информационных технологий, отвечающих требованиям комплексной защиты информации; выполняет весь комплекс работ, связанных с контролем и защитой информации; обеспечивает контроль за соблюдением действующего законодательства при решении вопросов, касающихся защиты информации; координирует деятельность подразделений и специалистов по защите информации в организации);
  • заместителя директора по управлению персоналом (организует управление формированием, использованием и развитием персонала организации; возглавляет работу по формированию кадровой политики, определению ее основных направлений; организует разработку и реализацию комплекса планов и программ по работе с персоналом с целью привлечения и закрепления на предприятии работников требуемых специальностей и квалификации; проводит работу по формированию и подготовке резерва кадров для выдвижения на руководящие должности и т.д.);
  • менеджера по персоналу (определяет потребность в персонале, изучает рынок труда с целью определения возможных источников обеспечения необходимыми кадрами; осуществляет подбор кадров, проводит собеседования с нанимающимися на работу, в т.ч. с выпускниками учебных заведений, с целью комплектования штата работников; организует обучение персонала, координирует работу по повышению квалификации сотрудников и развитию их деловой карьеры; организует проведение оценки результатов трудовой деятельности работников, аттестаций, конкурсов на замещение вакантных должностей; совместно с руководителями структурных подразделений участвует в принятии решений по вопросам найма, перевода, продвижения по службе, понижения в должности, наложения административных взысканий, а также увольнения работников; разрабатывает систему оценки деловых и личностных качеств работников, мотивации их должностного роста; принимает участие в разрешении трудовых споров и конфликтов; составляет и оформляет трудовые договоры; ведет личные дела работников и другую кадровую документацию;
  • начальника отдела кадров (возглавляет работу по комплектованию организации кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем организации, формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении; принимает участие в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия; осуществляет работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств; осуществляет планомерную работу по созданию резерва для выдвижения работников; организует проведение аттестации работников, ее информационное обеспечение, принимает участие в анализе результатов аттестации; осуществляет хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам; проводит работу по созданию банка данных о персонале предприятия, его своевременному пополнению, оперативному предоставлению необходимой информации пользователям и т.д.);
  • экономиста по труду (выполняет работы по формированию, ведению и хранению базы данных по труду и заработной плате и т.д.), главного бухгалтера, бухгалтера, документоведа, техника по защите информации и др.

Включение в квалификационные характеристики названных функций определяет право работодателя в разрабатываемых на их основе должностных инструкциях, в локальных нормативных актах (правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном договоре, положении о персонале и др.), в заключаемых трудовых договорах предусматривать положения о порядке хранения и использования персональных данных работников.

Работодатель может определить круг лиц, имеющих право на получение персональных данных работников, основания их получения, условия, обеспечивающие сохранность передаваемых данных, сроки пользования этой информацией, периодичность ее обновления и т.д (ст 87 ТК РФ).

3. Работодатель обеспечивает хранение первичной учетной документации по учету труда и его оплаты в организации, к которой относятся документы по учету кадров, документы по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты и указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 (Бюллетень Минтруда России. 2004. N 5).

4. В целях обеспечения сохранности документов по личному составу увольняемых работников в результате образования, реорганизации и ликвидации юридических лиц, а также социальной защищенности граждан, выполняющих работу по договору, учредителям вновь образующихся коммерческих и некоммерческих организаций рекомендовано включать в свои учредительные документы правила учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передачи их на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица (распоряжение Правительства РФ от 21 марта 1994 г. N 358-р // САПП РФ. 1994. N 13. Ст. 1048).

5. Законом об индивидуальном учете установлено, что срок хранения органами Пенсионного фонда РФ сведений, составляющих содержание общей части индивидуального лицевого счета застрахованного лица, представленных в виде документов в письменной форме, а также документов в электронной форме, юридическая сила которых подтверждена электронной цифровой подписью в соответствии с законодательством РФ, содержащих сведения о страховых взносах и страховом стаже и представляемых в Пенсионный фонд РФ работодателями для целей индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, составляет не менее 6 лет. Срок хранения органами Пенсионного фонда РФ документов в вышеуказанных формах, содержащих иные сведения, составляет не менее 3 лет. Уничтожение документов индивидуального (персонифицированного) учета, содержащих сведения о страховых взносах и страховом стаже, по истечении установленного срока их хранения производится после ознакомления застрахованного лица (работника) со сведениями, содержащимися в его индивидуальном лицевом счете за соответствующий период, и вручения ему указанных сведений (ст. 8).

6. Порядок хранения персональных данных некоторых категорий работников устанавливается федеральными законами. Так, в отношении государственных служащих это определено Законом о системе государственной службы, Законом о государственной гражданской службе и Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. N 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела», принятым в развитие Закона о государственной гражданской службе.

Это интересно:  Статья 112 ФЗ № 229-ФЗ. Исполнительский сбор

7. Порядок хранения и использования персональных данных работников в организации регулируется локальным нормативным актом, принимаемым работодателем, на основе положений действующего законодательства.

В локальном нормативном акте о (защите) персональных данных работников организации закрепляются положения о: персональных данных работников, необходимых работодателю в связи с трудовыми отношениями; круге должностных лиц, имеющих право получить у работника информацию, относящуюся к его персональным данным; хранении персональных данных на бумажных и электронных носителях в предназначенном для этого помещении; основных условиях проведения обработки персональных данных работников; круге должностных лиц, имеющих право на доступ к персональным данным, которые необходимы им для выполнения своих должностных обязанностей, порядок их предоставления; должностном лице, ответственном за организацию и хранение персональных данных работников; должностном лице, осуществляющем контроль за хранением персональных данных работников; передаче персональных данных работников; правах работника, обеспечивающих защиту персональных данных, хранящихся у работодателя; обязанностях работника в целях обеспечения достоверности его персональных данных; ответственности за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работников, и др.

Статья 87 ТК РФ. Хранение и использование персональных данных работников (действующая редакция)

Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований настоящего Кодекса и иных федеральных законов.

  • URL
  • HTML
  • BB-код
  • Текст

Комментарий к ст. 87 ТК РФ

1. Согласно ст. 87 ТК порядок хранения и использования персональных данных работников в организации устанавливается работодателем. Закон не определяет, в какой форме это должно быть сделано.

С этой целью работодатель вправе и обязан разрабатывать и издавать необходимые приказы и положения.

Порядок хранения и использования указанных данных (равно как и иной конфиденциальной информации) может содержаться в правилах внутреннего трудового распорядка организации (ст. 189 ТК) или иных локальных нормативных актах (ст. 8 ТК).

2. При установлении порядка хранения и использования указанных данных следует руководствоваться прежде всего положениями ст. 86 ТК.

Вместе с тем необходимо соблюдать требования иных законодательных и нормативных правовых актов, таких как федеральные законы:

— Закон о персональных данных;

— Закон о государственной тайне. В целях защиты сведений, составляющих государственную тайну, законодатель ограничивает допуск к ней. Порядок допуска должностных и иных лиц к государственной тайне детально регламентирован Правительством РФ. В соответствии с Инструкцией о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне, утв. Постановлением Правительства РФ от 06.02.2010 N 63, доступом к сведениям, составляющим государственную тайну, является санкционированное полномочным должностным лицом ознакомление конкретного работника со сведениями, составляющими государственную тайну.

Допуск граждан к государственной тайне предусматривает:

а) принятие на себя обязательств перед государством по нераспространению доверенных им сведений, составляющих государственную тайну;

б) письменное согласие на частичные, временные ограничения их прав в соответствии со ст. 24 Закона о государственной тайне;

в) письменное согласие на проведение в отношении их полномочными органами проверочных мероприятий;

г) определение видов, размеров и порядка предоставления социальных гарантий, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

д) ознакомление с нормами законодательства Российской Федерации о государственной тайне, предусматривающими ответственность за его нарушение;

е) принятие руководителем организации решения (в письменном виде) о допуске оформляемого гражданина к сведениям, составляющим государственную тайну.

Кроме того, Закон о коммерческой тайне в ст. 7 устанавливает, что обладатель информации, составляющей коммерческую тайну, имеет право:

— устанавливать, изменять и отменять в письменной форме режим коммерческой тайны в соответствии с Федеральным законом и гражданско-правовым договором;

— использовать информацию, составляющую коммерческую тайну, для собственных нужд в порядке, не противоречащем законодательству РФ;

— разрешать или запрещать доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, определять порядок и условия доступа к этой информации;

— вводить в гражданский оборот информацию, составляющую коммерческую тайну, на основании договоров, предусматривающих включение в них условий об охране конфиденциальности этой информации;

— требовать от юридических и физических лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, органов государственной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления, которым предоставлена информация, составляющая коммерческую тайну, соблюдения обязанностей по охране ее конфиденциальности;

— требовать от лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, в результате действий, осуществленных случайно или по ошибке, охраны конфиденциальности этой информации;

— защищать в установленном законом порядке свои права в случае разглашения, незаконного получения или незаконного использования третьими лицами информации, составляющей коммерческую тайну, в т.ч. требовать возмещения убытков, причиненных в связи с нарушением его прав.

Статья 11 Закона о коммерческой тайне предусматривает, что в целях охраны конфиденциальности информации работодатель обязан:

— ознакомить под роспись работника, доступ которого к информации, составляющей коммерческую тайну, необходим для выполнения им своих трудовых обязанностей, с перечнем информации, составляющей коммерческую тайну, обладателями которой являются работодатель и его контрагенты;

— ознакомить под роспись работника с установленным работодателем режимом коммерческой тайны и с мерами ответственности за его нарушение;

— создать работнику необходимые условия для соблюдения им установленного работодателем режима коммерческой тайны.

Доступ работника к информации, составляющей коммерческую тайну, осуществляется с его согласия, если это не предусмотрено его трудовыми обязанностями.

В целях охраны конфиденциальности информации работник обязан:

— выполнять установленный работодателем режим коммерческой тайны;

— не разглашать информацию, составляющую коммерческую тайну, обладателями которой являются работодатель и его контрагенты, и без их согласия не использовать эту информацию в личных целях;

— не разглашать информацию, составляющую коммерческую тайну, обладателями которой являются работодатель и его контрагенты, после прекращения трудового договора в течение срока, предусмотренного соглашением между работником и работодателем, заключенным в период срока действия трудового договора, или в течение трех лет после прекращения трудового договора, если указанное соглашение не заключалось;

— возместить причиненный работодателю ущерб, если работник виновен в разглашении информации, составляющей коммерческую тайну, ставшей ему известной в связи с исполнением им трудовых обязанностей;

— передать работодателю при прекращении или расторжении трудового договора имеющиеся в пользовании работника материальные носители информации, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну.

Работодатель вправе потребовать возмещения причиненных убытков лицом, прекратившим с ним трудовые отношения, в случае, если это лицо виновно в разглашении информации, составляющей коммерческую тайну, доступ к которой это лицо получило в связи с исполнением им трудовых обязанностей, если разглашение такой информации последовало в течение срока, предусмотренного соглашением между работником и работодателем, заключенным в период срока действия трудового договора, или в течение трех лет после прекращения трудового договора, если указанное соглашение не заключалось.

Причиненные ущерб либо убытки не возмещаются работником или прекратившим трудовые отношения лицом, если разглашение информации, составляющей коммерческую тайну, явилось следствием непреодолимой силы, крайней необходимости или неисполнения работодателем обязанности по обеспечению режима коммерческой тайны.

3. Большое значение при обеспечении прав работников при обработке их персональных данных имеет Закон о персональных данных.

Указанным Законом регулируются отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов РФ, иными государственными органами (далее — государственные органы), органами местного самоуправления, иными муниципальными органами (далее — муниципальные органы), юридическими лицами и физическими лицами с использованием средств автоматизации, в т.ч. в информационно-телекоммуникационных сетях, или без использования таких средств, если обработка персональных данных без использования таких средств соответствует характеру действий (операций), совершаемых с персональными данными с использованием средств автоматизации, т.е. позволяет осуществлять в соответствии с заданным алгоритмом поиск персональных данных, зафиксированных на материальном носителе и содержащихся в картотеках или иных систематизированных собраниях персональных данных, и (или) доступ к таким персональным данным.

Обработка персональных данных должна осуществляться на основе принципов:

— обработка персональных данных должна осуществляться на законной и справедливой основе;

— обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, не совместимая с целями сбора персональных данных;

— не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, не совместимых между собой;

— обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки;

— содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки;

— при обработке персональных данных должны быть обеспечены точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных. Оператор должен принимать необходимые меры либо обеспечивать их принятие по удалению или уточнению неполных или неточных данных.

Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Особенности обработки специальных категорий персональных данных, а также биометрических персональных данных устанавливаются федеральным законодательством.

В случае если оператор на основании договора поручает обработку персональных данных другому лицу, существенным условием договора является обязанность обеспечения указанным лицом конфиденциальности персональных данных и безопасности персональных данных при их обработке.

Операторами и третьими лицами, получающими доступ к персональным данным, должна обеспечиваться конфиденциальность таких данных, за исключением следующих случаев.

Обеспечение конфиденциальности персональных данных не требуется:

— в случае обезличивания персональных данных;

— в отношении общедоступных персональных данных.

В целях информационного обеспечения могут создаваться общедоступные источники персональных данных (в т.ч. справочники, адресные книги). В общедоступные источники персональных данных с письменного согласия субъекта персональных данных могут включаться его фамилия, имя, отчество, год и место рождения, адрес, абонентский номер, сведения о профессии и иные персональные данные, предоставленные субъектом персональных данных.

Сведения о субъекте персональных данных могут быть в любое время исключены из общедоступных источников персональных данных по требованию субъекта персональных данных либо по решению суда или иных уполномоченных государственных органов.

Статья написана по материалам сайтов: www.trudkod.ru, otkrf.ru, tkodeksrf.ru, trud-kodeks.ru, www.zakonrf.info.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector